Referenz: Kauffrau/-mann als Allrounder:in 50 % in Basel
Kategorie: Kaufmännisch   Region: Basel

Präzision ist keine Pedanterie. Sie erspart anderen Arbeit.

Unsere Mandantin ist eine etablierte, professionell geführte Institution in Basel, die sich anspruchsvollen gesellschaftlichen Aufgaben widmet. Ihr Wirken ist sinnstiftend, ihre Organisation jedoch alles andere als eine Angelegenheit für Idealismus allein. Hinter einer überzeugenden sozialen Leistung stehen verlässliche Strukturen, sorgfältig geführte Prozesse und eine Geschäftsstelle, die ihren vielfältigen Aufgaben mit Professionalität und Umsicht begegnet.

Genau hier kommt eine kaufmännisch versierte Persönlichkeit ins Spiel, die organisatorisches Geschick mit sprachlicher Gewandtheit, digitaler Kompetenz und einem ausgeprägten Verständnis für gute Dienstleistung verbindet. Gesucht wird kein administratives Universalgenie, das von allem ein bisschen versteht, sondern eine erfahrene Fachperson mit breitem kaufmännischem Fundament, gesundem Urteilsvermögen und dem Anspruch, Aufgaben nicht bloss zu erledigen, sondern eigenverantwortlich und überzeugend abzuschliessen.

Wir suchen deshalb per sofort oder nach Vereinbarung eine oder einen

Kauffrau/-mann als Allrounder:in 50 % - Wo das Detail zählt und das Ganze stimmen muss...

Das sind Ihre Aufgaben:

• Die Funktion bewegt sich an der Schnittstelle von Administration, Kommunikation, Datenmanagement und organisatorischer Qualitätssicherung. Unterschiedliche Themen verlangen unterschiedliche Fähigkeiten. Was sie verbindet, ist der Anspruch an eine sorgfältige, durchdachte und effiziente Bearbeitung.
• Geschäftsstellenorganisation: Anspruchsvolle Korrespondenz, Berichte und Geschäftsdokumente gehören ebenso dazu wie die strukturierte Aufbereitung von Informationen, die Koordination organisatorischer Abläufe und die zuverlässige Bewirtschaftung wiederkehrender Aufgaben.
• Datenmanagement und Digitalisierung: Die Pflege des CRM-Systems, die Bewirtschaftung von Datenbeständen, Vorlagen und Formularen sowie die Dokumentation und Weiterentwicklung interner Prozesse bilden wichtige Bestandteile der Tätigkeit. Auch die Digitalisierung und der sinnvolle Einsatz neuer Technologien, einschliesslich KI, eröffnen Gestaltungsmöglichkeiten.
• Kommunikation und Redaktion: Ob Publikationen, Berichte, Website-Inhalte oder weitere Kommunikationsmittel: Gefragt sind ein sicheres Sprachgefühl, redaktionelle Sorgfalt und ein geschultes Auge für Inhalt, Gestaltung und einen konsistenten Auftritt.
• Mittelbeschaffung und Vertragsadministration: Die Begleitung von Leistungsvereinbarungen und Förderbeiträgen, die Betreuung von Spenderdaten, die Überwachung relevanter Termine sowie die Mitarbeit an Berichten und Korrespondenz verlangen Genauigkeit und ein gutes Verständnis für organisatorische Zusammenhänge und zielführende Ergebnisse.

Was diese Aufgabe besonders macht

Die fachliche Vielfalt allein ist es nicht. Entscheidend ist vielmehr die Art, wie mit ihr umgegangen wird. Wer hier Verantwortung übernimmt, sollte Freude daran haben, sich in unterschiedliche Sachverhalte einzuarbeiten, Zusammenhänge zu erkennen und auch bei anspruchsvollen Details die Übersicht zu behalten. Ausdauer und Kreativität bei der Suche nach tragfähigen Lösungen sind ausdrücklich willkommen. Ebenso die Fähigkeit, Wichtiges von Nebensächlichem zu unterscheiden.

Denn eine professionelle Geschäftsstelle lebt nicht von möglichst vielen erledigten Aufgaben, sondern von schlüssigen Ergebnissen, auf die sich andere verlassen können. Gerade die Geschäftsleitung muss darauf vertrauen dürfen, dass übertragene Arbeiten fachlich, sprachlich und formal überzeugen.

Ihr beruflicher Hintergrund:

• Eine solide kaufmännische Ausbildung und mehrjährige, breit abgestützte Berufserfahrung bilden die Grundlage. Besonders willkommen sind Persönlichkeiten, die bereits in einer vielseitigen Geschäftsstelle, einer anspruchsvollen Assistenzfunktion oder einer vergleichbaren administrativen Drehscheibe tätig waren.
• Ein stilsicheres Deutsch, sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen und ein souveräner Umgang mit digitalen Arbeitsinstrumenten werden vorausgesetzt. Erfahrungen mit CRM-Systemen, Dokumentenmanagement oder redaktionellen Aufgaben sind von Vorteil.
• Mindestens ebenso wichtig sind Qualitäten, die sich nicht in einem Diplom ausdrücken lassen: analytisches Denken, ein ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein, Diskretion, organisatorische Umsicht und die Fähigkeit, selbstständig tragfähige Ergebnisse zu erarbeiten.
• Gesucht wird eine Persönlichkeit, die Genauigkeit nicht mit Schwerfälligkeit verwechselt, Eigeninitiative mit Augenmass verbindet und auch dann sorgfältig bleibt, wenn mehrere Aufgaben gleichzeitig Aufmerksamkeit verlangen.

Hier ist weder eine ausgeprägte soziale Berufung noch die Freude an administrativer Routine allein ausschlaggebend. Vielmehr geht es um kaufmännisches Können, Verantwortungsbewusstsein und den persönlichen Anspruch, gute Arbeit abzuliefern. Wer Genauigkeit als Stärke begreift und Verlässlichkeit nicht bloss verspricht, sondern lebt, dürfte sich in dieser Aufgabe ausgesprochen wohlfühlen.

Interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre Bewerbung. Fragen? Rufen Sie mich einfach an.

Hinweis:

Umweltschutz und Nachhaltigkeit sind uns wichtig! Bitte vermeiden Sie aufwändige Bewerbungen per Postversand. Versenden Sie diese ausschliesslich elektronisch. Wenn Sie nicht über die technischen Möglichkeiten verfügen, bearbeiten wir Ihre klassische Bewerbungsmappe trotzdem gerne. Sie wird jedoch nicht retourniert! Wir danken für Ihr Verständnis.

PKS Personal AG

Herr Markus Schneider
Senior HR Consultant
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